XXI JORNADAS DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE MADRID

PREGUNTA:

 

Documentos esenciales, la gestión de riesgos, restricciones de acceso, son algunas preocupaciones que recién se plantea con mayor fuerza quienes laboran en los archivos (Perú). Cuál sería la agenda de preparación del personal para afrontar esta nueva responsabilidad, cuando no se tiene profesionales (menos en municipios).

 

DIRIGIDA A:

 

Lluis-Esteve Casellas Serra y Christine Martinez.

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POR:

 

Marlitt Rodríguez Francia

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RESPUESTA DE LLUIS-ESTEVE CASELLAS

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En mi opinión, si no hay profesionales de archivo que puedan promover un plan de gestión de riesgos, debemos pensar en quien tiene responsabilidades sobre protección civil (muchas veces los riesgos son compartidos) y sobre la documentación producida, normalmente, los responsables jurídicos a nivel administrativo, pero también el personal político. En cuanto a las posibles restricciones de acceso, claramente la responsabilidad recaería igualmente en responsables jurídicos y políticos.

 

En ambos casos, el primer objetivo sería ofrecer formación de sensibilización dirigida a estos colectivos para que incluyeran los documentos y los archivos en los planes de prevención, mitigación y recuperación en caso de desastre.

 

Las instituciones supramunicipales y las organizaciones profesionales deberían promover estos programas de formación. Las instituciones, además, deberían proporcionar recursos materiales ante riegos y desastres. Esto claramente concierne a una política decidida de apoyo a las administraciones locales y de protección de los archivos.

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RESPUESTA DE CHRISTINE MARTINEZ:

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Estoy de acuerdo con Lluis-Esteve y tengo poco que añadir.

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Concretamente, es lo que pasa en nuestro departamento en la mayoría de los municipios, por no decir todos (muchos entre los 438 tendrán menos de 100 habitantes, pero en términos de obligaciones legales o financieras, deberán asumir las mismas que grandes ciudades…).

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Lo que hicimos fue intentar de tener un proyecto a un supra-nivel,  y contar con la colaboración de las fuerzas civiles de intervención (seguridad y bomberos) y un sindicato especializado en la prevención en el caso de inundaciones (pero se puede trabajar de la misma forma si se trata de otros riesgos), con el apoyo de la representación del Estado en el departamento, es decir la Prefectura que nos respalda. Aprovechamos los documentos y pautas que elaboran estos especialistas de la gestión de riesgos y organización de la respuesta a los desastres para integrar unos consejos relativos a la gestión de documentos. También estamos preparando talleres y reuniones de sensibilización  territorio por territorio.

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Sin embargo, concientizar el alto nivel de decisión es un paso importante, y llegar hasta esos niveles puede resolverse pasando por los que saben de estas materias y unir las fuerzas para convencer. Los departamentos jurídicos pueden también ser muy útiles como sugiere Lluis-Esteve porque bien saben el impacto que puede tener la perdida de documentos vinculantes…

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Cuando trabajaba en Asuntos exteriores, administración que tiene una verdadera cultura de gestión de riesgos, me encargaron de desarrollar un programa de formación y sensibilización a la gestión de riesgos en cuanto se refiere a los documentos esenciales, a todos los niveles: desde los embajadores hasta los agentes operativos, que a menudo son los últimos en dejar la embajada cuando se aplica el segundo grado de emergencia, es decir la evacuación. Tenía  preparado un programa de formación distinto para cada responsabilidad: evaluación de los riesgos, elaboración del plan, nivel de decisión, aplicación del plan, etc. para que cada uno se apropiara las pautas y sepa como portarse y qué hacer.

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Yo creo también en el impacto que pueden tener ejemplos concretos de situaciones de emergencia o de desastre a la hora de sensibilizar a la necesidad de tomar los riesgos en serio. En unos casos, fue necesario que el ayuntamiento tuviera un problema mayor para tomar las medidas adecuadas. En el Aude, tenemos inundaciones casi cada año, y los ciberataques son frecuentes  (el departamento fue blanco de uno hace poco, pero parece que tenemos un buen sistema de seguridad informática). Aunque no hubiera deseado que fuera por motivo de un desastre concreto, eso me ayudó a promover este plan departamental.

Por fin, por lo que se refiere a los recursos necesarios, mutualizarlos puede  ser una buena solución, pero se tiene que planificar. La solidaridad no se improvisa !

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Un cordial saludo, 

 

Christine