PANEL DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS.

Encabezado 4

PREGUNTA:

 

Según lo explicado, ¿podría considerarse como "enfoque"adicional o complementario al común utilizado cuando valoramos documentos con fines de conservar perdurablemente? Ahora cuando los nuevos soporte requieren consideraciones mas complejas de protección y eso son costos que no podría dedicarse a todo el universo producido.

DIRIGIDA A:

 

Didier Grange

POR:

 

Marlitt Rodríguez Francia

RESPUESTA:

 

Si entiendo bién tu pergunta, hablas del posible vinculo con la valoración. En mi opinión hay que separar las cosas. Pero, claro, seria una información suplementaria que se podria añadir por ejemplo en un calendario de retención.
En relación con los soportes elctrónicos y los gastos suplementarios para protegerlos, claro hay que seleccionar. Normalemente, hablamos de un porcentaje pequeño de información. Los colagas han hablado de 3 a 7%. Digamos , menos de 10%."

PREGUNTA:

 

Tenéis iniciativas culturales desde 2013. ¿Cuando empezó la politica y estrategia de los documentos esenciales en Cataluña? Gracias.

DIRIGIDA A:

 

Lluis-Esteve Casellas Serra

POR:

 

Sandra Patricio

RESPUESTA:

La iniciativas de difusión cultural desde el servicio de archivo empezaron desde el retorno de la democracia a los municipios, en 1979, y hemos sido muy activos.

Lamentablemente, no ha habido una política ni nada parecido sobre documentos esenciales ni en Catalunya ni en España. Tampoco ahora en relación con la preservación digital, a pesar del Esquema Nacional de Seguridad, que lo deja en manos de cada institución.

PREGUNTA:

 

¿Tenéis iniciativas culturales desde 2013? ¿Cuándo empezó la politica y estrategia de los documentos esenciales en Cataluña? Es una iniciativa autonomica o national? Gracias.

DIRIGIDA A:

 

Lluis-Esteve Casellas Serra

POR:

 

Sandra Patricio

RESPUESTA:

La iniciativas de difusión cultural desde el servicio de archivo empezaron desde el retorno de la democracia a los municipios, en 1979, y hemos sido muy activos.

Lamentablemente, no ha habido una política ni nada parecido sobre documentos esenciales ni en Catalunya ni en España. Tampoco ahora en relación con la preservación digital, a pesar del Esquema Nacional de Seguridad, que lo deja en manos de cada institución.

PREGUNTA:

 

Gracias por la clara exposición. Me ha interesado mucho la información sobre el taller que realizaron en el archivo sobre los documentos esenciales y la publicación que según ha indicado se encuentra disponible. He buscado en la web del archivo pero no doy con ella. ¿Podría indicarme el enlace para consultarla? Muchas gracias.

 

DIRIGIDA A:

 

Lluis-Esteve Casellas Serra

POR:

 

Marina Zalazar Díaz

RESPUESTA:

Casellas, L-E; Boadas, J. (dir). ¿Qué recordarán de nosotros? Cómo preservar documentos personales y familiares en el siglo XXI. Día Internacional de los Archivos. Girona: 2013, 40 p.

Disponible en: http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/dia2013_def.esp.pdf

Más publicacions en https://www.girona.cat/sgdap/cat/articles_sgdap.php

Web corporativa: https://www.girona.cat/sgdap

Actividades DIA: https://www.girona.cat/sgdap/cat/projectes_dia.php

PREGUNTA:

 

Documentos esenciales, la gestión de riesgos, restricciones de acceso, son algunas preocupaciones que recién se plantea con mayor fuerza quienes laboran en los archivos (Perú). Cuál sería la agenda de preparación del personal para afrontar esta nueva responsabilidad, cuando no se tiene profesionales (menos en municipios).

 

DIRIGIDA A:

 

Lluis-Esteve Casellas Serra y Christine Martinez.

POR:

 

Marlitt Rodríguez Francia

RESPUESTA DE LLUIS-ESTEVE CASELLAS

En mi opinión, si no hay profesionales de archivo que puedan promover un plan de gestión de riesgos, debemos pensar en quien tiene responsabilidades sobre protección civil (muchas veces los riesgos son compartidos) y sobre la documentación producida, normalmente, los responsables jurídicos a nivel administrativo, pero también el personal político. En cuanto a las posibles restricciones de acceso, claramente la responsabilidad recaería igualmente en responsables jurídicos y políticos.

 

En ambos casos, el primer objetivo sería ofrecer formación de sensibilización dirigida a estos colectivos para que incluyeran los documentos y los archivos en los planes de prevención, mitigación y recuperación en caso de desastre.

 

Las instituciones supramunicipales y las organizaciones profesionales deberían promover estos programas de formación. Las instituciones, además, deberían proporcionar recursos materiales ante riegos y desastres. Esto claramente concierne a una política decidida de apoyo a las administraciones locales y de protección de los archivos.

RESPUESTA DE CHRISTINE MARTINEZ:

Estoy de acuerdo con Lluis-Esteve y tengo poco que añadir.

Concretamente, es lo que pasa en nuestro departamento en la mayoría de los municipios, por no decir todos (muchos entre los 438 tendrán menos de 100 habitantes, pero en términos de obligaciones legales o financieras, deberán asumir las mismas que grandes ciudades…).

Lo que hicimos fue intentar de tener un proyecto a un supra-nivel,  y contar con la colaboración de las fuerzas civiles de intervención (seguridad y bomberos) y un sindicato especializado en la prevención en el caso de inundaciones (pero se puede trabajar de la misma forma si se trata de otros riesgos), con el apoyo de la representación del Estado en el departamento, es decir la Prefectura que nos respalda. Aprovechamos los documentos y pautas que elaboran estos especialistas de la gestión de riesgos y organización de la respuesta a los desastres para integrar unos consejos relativos a la gestión de documentos. También estamos preparando talleres y reuniones de sensibilización  territorio por territorio.

Sin embargo, concientizar el alto nivel de decisión es un paso importante, y llegar hasta esos niveles puede resolverse pasando por los que saben de estas materias y unir las fuerzas para convencer. Los departamentos jurídicos pueden también ser muy útiles como sugiere Lluis-Esteve porque bien saben el impacto que puede tener la perdida de documentos vinculantes…

Cuando trabajaba en Asuntos exteriores, administración que tiene una verdadera cultura de gestión de riesgos, me encargaron de desarrollar un programa de formación y sensibilización a la gestión de riesgos en cuanto se refiere a los documentos esenciales, a todos los niveles: desde los embajadores hasta los agentes operativos, que a menudo son los últimos en dejar la embajada cuando se aplica el segundo grado de emergencia, es decir la evacuación. Tenía  preparado un programa de formación distinto para cada responsabilidad: evaluación de los riesgos, elaboración del plan, nivel de decisión, aplicación del plan, etc. para que cada uno se apropiara las pautas y sepa como portarse y qué hacer.

Yo creo también en el impacto que pueden tener ejemplos concretos de situaciones de emergencia o de desastre a la hora de sensibilizar a la necesidad de tomar los riesgos en serio. En unos casos, fue necesario que el ayuntamiento tuviera un problema mayor para tomar las medidas adecuadas. En el Aude, tenemos inundaciones casi cada año, y los ciberataques son frecuentes  (el departamento fue blanco de uno hace poco, pero parece que tenemos un buen sistema de seguridad informática). Aunque no hubiera deseado que fuera por motivo de un desastre concreto, eso me ayudó a promover este plan departamental.

Por fin, por lo que se refiere a los recursos necesarios, mutualizarlos puede  ser una buena solución, pero se tiene que planificar. La solidaridad no se improvisa !

Un cordial saludo, 

 

Christine

COMENTARIO:

Felicitaciones al Sr. José María Nogales Herrera y el Equipo que presentó sus experiencias de labor en medio de esta situación de emergencia sanitaria. Muy importante, la forma como pudieron empoderar la labor de los archiveros, no sin antes mirar las condiciones para el desarrollo de un programado trabajo remoto; y sacar adelante el Servicio esencial. 

En Perú, más en los archivos municipales se vivió momentos muy difíciles, tanto que por el "supuesto no se puede laborar presencialmente", cerraron los repositorios y despidieron mucha gente; yo diría tenemos una bola de nieve grande que nos aplasta, ahora que vamos a volver a la supuesta normalidad.

Falta decisión política de parte de las autoridades y un mayor esfuerzo de los funcionarios con los cuales se relaciona el Archivo Central. 

Muchas gracias por sus aportes.

Atentamente,

Marlitt Rodríguez Francia

Lima- Perú

 

DIRIGIDA A:

José María Nogales. Mesa Redonda. El archivo como servicio esencial. 

POR:

 

Marlitt Rodríguez Francia

PREGUNTA

Conservación del reflejo contable, liquidación, facturas, nos dice lo que debe el ayto. Que se mantenga útil el programa de contabilidad. ¿Cómo conservar estos datos en programas que se contratan y que cambiann? ¿Son exportables a bases de datos ACCESS, EXCELL abiertos y más o menos permanentes en el tiempo? Gracias.

 

DIRIGIDA A:

Isabel Apellaniz Ruiz de Galarreta (Mesa redonda del Miércoles 26)

POR:

 

Manuel Benito Gregorio

RESPUESTA:

Seguro que un informático lo haría mejor pero, hasta donde llego, estos programas usan Excel, word y bases de datos tipo oracle pero son mas que eso, ya que, por ejemplo, el contable, incorpora toda la operativa indicada en las instrucciones de contabilidad por lo que la respuesta sería que, para conservar, y sobre todo, para poder explotar los datos contables, necesitamos algo mas que las bases de datos y las herramientas de ofimática.

 

Un saludo,